e-office的一天

 

【角色】                    

→ 公司總經理:想瞭解員工的工作情況及各部門的運轉情況,管理公司更容易
→ 行政人事部經理:我想擁有一套綜合的人事管理系統做幫手
→ 研發部經理:我想快速將研發專案和成果發佈給領導和員工
→ 行銷部經理:我想迅速將市場訊息回饋給相關領導部門
→ 公司員工:我想快速瞭解公司的基本情況和發展,提出建議並能和主管直接溝通

 

Jason是跨國公司總經理,全球各地都有據點,自從公司導入e-office後,現在他每天上班很輕鬆,利用e-office系統實現了企業的電子化辦公管理解決了各據點因時差問題而延遲進度進行,得到最即時的訊息。
 
早上9:00,Jason,登入web模式的e-office辦公系統EIP Plus先利用電子打卡出勤系統打卡。在Jason的辦公介面上,根據自己的工作重心將公司新聞、通知、日程安排、最新郵件、RSS資訊、以及待辦工作放在最顯眼的系統首頁。

Jason非常關心公司每天發生什麼新聞,早上總會花5分鐘瀏覽公司新聞。

 美國分公司銷售部門的新客戶簽訂了合約,Jason立即回覆並表示祝賀,大家也利用系統表示祝賀。

客服部門新來一位員工Cindy,人事部門為Cindy在辦公系統建立帳號,將新進員工需知及客服相關知識ISO Plus提供Cindy學習,讓她更快進入狀況。

Jason根據自己的工作習慣和重點,訂定了功能表,可以很方便的查看其他系統資料表和重要功能。例如“待辦工作”就是Jason每天早上9:30以及每天下午4:00左右定期集中處理的功能。

Jason進入自己的“待辦工作”,審批了請假單和請購單Form Plus、處理了一些工作以及內部的相關事務以及收閱了內部的郵件,10:30前就將十幾個工作處理完成並做回覆。

 接下來,Jason進入協作區,裏面查看了公司目前比較重要的任務:兩個大客戶的進度狀態和研發部目前新產品開發的進度。Project Plus

 進入客戶關係管理資訊系統CRM Plus經營A客戶的業務人員Jackie目前被分派另一據點,變更為另一位業務人員Allen。

 Allen進入客戶關係管理資訊系統(CRM Plus)中,快速了解A客戶的業務接洽情況及狀態,進而快速且順利接手。

現在是10:30,經過了一個小時,已將目前公司狀況做了大部分的了解。

11:30,Jason將手頭其他工作處理完,這時訊息通知“下午1:30參加行銷部專案會議”。由於昨天下午收到了行銷部的通知,他們要策劃下一季的推廣活動,因此今天的日常安排上列出了今天下午1:30的會議提醒。並在中午11:30開始提醒。

Jason給行銷部經理發了個即時訊息(IM Plus),讓他在協作區建立一個討論區,把相關討論議題放進去,這樣下午就可以將資料放入討論區,供大家討論。幾秒鐘後行銷部經理回復了即時訊息“OK”。

 忙碌的上午過去了,Jason決定今天中午要和各部門主管一起用餐。Jason發了即時訊息給各部門主管“中午一起吃飯!”。

 1:30,Jason滿意的坐在會議室中參加行銷部的企劃案。會議總結將由秘書Candy整理好之後放在系統的公共文檔ISO Plus中。針對此會議展開新任務,各任務負責人將在討論的時程內完成任務並回覆任務進度(Project Plus)

3:40,Jason與朋友有約,在外面的咖啡店,這時Jason的手機收到一條訊息,有一個緊急的申請單需要馬上簽核,這是系統發出的即時訊息IM Plus。Jason馬上在手機上做了簽核並發送。

下午5:00,Jason打開了RSS資訊新聞,看見競爭情報裏面對手的新新聞,以及自己公司的外部宣傳新聞、目前的國家政策問題、行業的最新技術新聞等等。

下班之前,Jason查看了員工們的任務日誌Project Plus,給予了意見和指導。

Jason一邊安排明天和下週的工作安排,一邊想到和行銷部經理單獨花時間討論這次的方案,所以查看了她的日程安排,於是新建一個流程,工作留言給她,把自己的簡單想法寫上去,確定明天下午2:00—3:00之間簡單溝通一下。

下午6:00,Jason準時下班,開始下班後的家庭生活。

這就是做為總經理平常的一天!

 

 

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